In deze blog beschrijven we de fouten met betrekking tot het actieplan die onze auditoren het meeste tegenkomen.
1/ Hetzelfde wordt geschreven bij een correctie als bij een corrigerende maatregel.
Dit is zondermeer de meest voorkomende fout die zorgt voor veel ergernis bij de auditor als dit keer op keer gebeurd. Check deze blog voor de definities en het verschil tussen een correctie en een corrigerende maatregel.
2/ Root cause analyse wordt niet voldoende diepgaand uitgevoerd.
Hierdoor lossen de acties het probleem niet op. Check deze en deze blog om te leren hoe een diepgaande root cause analyse kan worden uitgevoerd.
3/ Te snel wordt 'menselijke fout' als reden aangewend.
In de meeste gevallen kan er nog een aantal lagen dieper gegraven worden om de werkelijke oorzaak te vinden. Check deze en deze blog om tot de kern van het probleem te komen.
Het is soms verleidelijk om de conclusie te beperken tot 'overzien’, misverstaan’ of ‘vergeten‘. Mensen zijn echter zelden de echte oorzaak en de onderzoeker zal moeten vaststellen welk systeem, beleid of proces ervoor zorgde dat de menselijke fout kon optreden.
In enkele situaties waarin individuen de hoofdoorzaak zijn (bijv. bij een initiële audit werd ontdekt dat een clausule van de norm verkeerd werd begrepen), zal er vaak behoefte zijn aan aanvullende training of methoden om ervaring of competentie op te doen (zoals het volgen van aanvullende training, gebruik van een ervaren adviseur enz.).
Wanneer herscholing wordt beschouwd als een noodzakelijk onderdeel van het voorgestelde actieplan, moet er nagedacht worden over de vorm van de opleiding. Als de initiële training niet effectief was, dan zal dezelfde opleiding herhalen waarschijnlijk ook niet het gewenste resultaat opleveren. Dus een andere aanpak is nodig. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van:
Ook moet rekening worden gehouden met de taal waarin de training wordt gegeven !
Tijdens het hele proces moet worden opgemerkt dat de analyse van de oorzaak niet als doel heeft om een schuldige aan te duiden, maar om de onderliggende oorzaak te corrigeren en herhaling te voorkomen !
4/ De genomen actie is niet gerelateerd aan de root cause.
Als de root cause duidelijk is, dan is het vervolgens belangrijk dat de genomen actie verband houdt met de root cause.
5/ De non-conformiteit keert terug bij een volgende audit.
Af en toe, ondanks analyse van de oorzaak en de implementatie van een preventief actieplan, doet de non-conformiteit zich opnieuw voor.
Er zijn een aantal mogelijke redenen waarom dit zou kunnen gebeuren, waaronder:
In deze situaties kan het nodig zijn om de analyse van de hoofdoorzaken opnieuw te bekijken om eventuele aanvullende oorzaken en passende controles te identificeren.
Het is aan te raden om monitoring- of verificatieactiviteiten in te voeren om aan te tonen dat de actie effectief herhaling van de non-conformiteit heeft verhinderd. Opgemerkt moet worden dat het management hierin een belangrijke rol speelt want de managers dienen ervoor te zorgen dat de onderliggende oorzaken effectief zijn aangepakt.
Tot slot nog dit, hoewel extra controles vaak nodig zijn voor de verificatie of monitoring van de , verdient het de voorkeur dat het preventief actieplan niet louter als een extra controle wordt gezien. De reden hiervoor is tweeledig: