Om gecertificeerd te worden en te blijven voor bio, zijn er controles nodig. Deze controles worden audits genoemd. In dit artikel wordt beschreven hoe het proces van zo’n audit eruit ziet: van de planning tot aan het uitreiken van het biocertificaat.
Liever verder luisteren? In aflevering 8 van onze podcast vertellen we alles over het auditproces.
Wanneer je je bedrijf aanmeldt bij TÜV NORD Integra om biogecertificeerd te worden, komen we binnen 60 dagen langs om de eerste controle uit te voeren. Tijdens de eerste controle is het de bedoeling dat het bedrijf volledig klaar is om te starten met bio en dat alle procedures doorlopen zijn. Deze procedures en het auditproces zijn beide onveranderd na het inwerkingtreding van de nieuwe biowetgeving in 2022.
De procedures vooraf
De eerste stap is het maken van een risicobeoordeling. Hierbij vragen we het bedrijf om in kaart te brengen welke risico’s er allemaal horen bij het starten met bio en wat er allemaal kan misgaan. Verder moet er ook bekeken zijn hoe deze risico’s onder controle worden gehouden. Een voorbeeld van zo’n risico is het aankopen van grondstoffen bij niet-gecertificeerde leveranciers.
Bij de volgende stap vragen we het bedrijf te beschrijven wat er moet gebeuren, wanneer er twijfel is aan de biostatus. Er moet bijvoorbeeld een melding bij ons worden gedaan, wanneer er iets mis is met de goederen die ontvangen zijn of met de goederen die zelf verwerkt zijn binnen het bedrijf. Voor deze stap hebben we vooraf een klachtenregister, een reinigingsprocedure en een ongediertebestrijdingsplan nodig.
In het infopakket dat je via onze website kan aanvragen, vind je handleidingen en nuttige documenten die verdere toelichting geven.
Pas wanneer alle procedures doorlopen zijn en er een controle heeft plaatsgevonden, kan het biocertificaat uitgereikt worden en mag het biolabel gebruikt worden.
Na deze eerste controle, volgt een jaarlijkse controle en zijn er daarnaast in specifieke situaties nog andere controles mogelijk zoals je hieronder kan lezen.
De jaarlijkse controle
Jaarlijks voeren we een fysieke inspectie uit. Hierbij komen we dus langs, waarbij alle aspecten van een bedrijfsvoering worden bekeken. Zo brengen we bij een landbouwbedrijf een bezoek aan alle percelen die de teler in productie heeft en gaan we ook op de boerderij in alle stallen een kijkje nemen. Verder gaan we ook alle opslagplaatsen bekijken waar het voer, gewasbeschermingsmiddelen, medicijnen etc. zijn opgeslagen. Ook alle administratieve aspecten worden bekeken, zoals alle facturen, leveringsbonnen en eventuele recepturen.
Tijdens de jaarlijkse controle maken we twee grote oefeningen.
-
Een traceerbaarheid test: hierbij wordt gekeken of het systeem sluitend is. We kiezen dan een product en kijken of dat volledig terug te herleiden is naar de leverancier, naar de verwerking in het bedrijf zelf en eventueel ook naar de klant toe.
-
De balansoefening: hierbij hebben we de gegevens nodig van aankoop en verkoop. We gaan kijken of die balans in evenwicht is en of er niet meer producten uit gaan dan dat er binnen komen.
Overige controles
-
Steekproefcontrole: bij minstens 50% van de bedrijven die bij ons aangesloten zijn, doen we jaarlijks een steekproefcontrole. Die is bij voorkeur onaangekondigd. Voor de steekproefcontrole kiezen we bedrijven uit die qua productiesysteem een iets hoger risico hebben in productie. Meestal kijken we dan ook naar eerdere controles die we willen opvolgen.
-
Gerichte controle: dit is een nieuw soort controle die in de verordening is opgenomen en mogen we uitvoeren in het geval van verhoogde risico’s. Het zijn controles die buiten de steekproefcontrole vallen.
-
Verscherpte controle: dit is een controle die bedrijven beter kunnen vermijden. Deze worden namelijk uitgevoerd naar aanleiding van een non-conformiteit die werd vastgesteld bij een vorige controle. De controles zijn onaangekondigd en heeft als doel om na te gaan of een bepaalde maatregel wel werd nageleefd. Omdat dit een extra controle is die extra tijd van ons vraagt, zullen de financiële lasten bij het bedrijf worden gelegd. Reden genoeg dus om deze controle te vermijden!
Een controle op afstand
De afgelopen lockdown werden controles soms vanaf afstand uitgevoerd. In de nieuwe wetgeving is opgenomen dat we controles op afstand mogen uitvoeren, maar wel in achtneming dat er een zekere zin van efficiëntie aanwezig is. Het gaat hierbij voornamelijk over het controleren van documenten die we via elektronische weg kunnen verifiëren. We zullen dit dus enkel doen wanneer het heel efficiënt kan zowel voor ons als voor bedrijf. Zo niet, gebeurt de controle fysiek.
De blauwdruk van jouw bedrijf
Het is belangrijk dat een bedrijf inzage krijgt in de vaststellingen die we gedaan hebben, zowel de positieve als de minder positieve. Daarom maken we een blauwdruk van het bedrijf welke bestaat uit een soort checklist met alle criteria die van toepassing zijn. Aan het eind van de controle lopen we samen alle punten door, zodat het bedrijf zelf ook op de hoogte is van wat er is vastgesteld. Beide ondertekenen we hierna het document en een kopie wordt naar het bedrijf gestuurd. Het controlerapport verwerken we tevens intern, waarbij het rapport door twee anderen wordt nagelezen om ervoor te zorgen dat er geen foutieve gegevens in staan en de controle volledig transparant is verlopen. In het geval dat er een non-conformiteit is vastgesteld, zal nadien het bedrijf op de hoogte gesteld worden met de maatregelen die genomen moeten worden.
Het certificaat in handen
Het slotstuk is natuurlijk het uitreiken van het certificaat. Echter zal een landbouwbedrijf niet meteen na de eerste controle het certificaat ontvangen, want daarvoor is het belangrijk dat er eerst een omschakelingsperiode doorlopen wordt. Als die omschakeling volledig is doorlopen kan het bedrijf het certificaat ontvangen. Bij verwerkingsbedrijven kan het iets vlotter gaan, omdat er geen sprake is van een lange omschakelingsperiode is. Bij dat type bedrijf is het vooral belangrijk dat de normen bij de eerste controle conform zijn.
